Afspraken datakwaliteit
1. Aanleiding
Het stelsel van basisregistraties wordt doorontwikkeld tot een Federatief Datastelsel. Dit is een afsprakenstelsel waarin afspraken vastgelegd worden. In dit document gaan we specifiek in op de afspraken die betrekking hebben op de kwaliteit van de data. Deze zijn gebaseerd op het geleerde vanuit het stelsel van basisregistraties aangevuld met hetgeen hierover sindsdien in NORA-verband is uitgewerkt.
Deze afspraken gaan over zowel de kwaliteit van de data, de metadata als de dataset en worden in de afspraken benoemd als ‘data’ Uit de afspraak kan afgeleid worden of het om de volledige dataset of een specifiek onderdeel van de dataset gaat.
Opgemerkt wordt dat de kwaliteit van de services, die zorgen dat de data gedeeld worden op een verantwoorde wijze, buiten scope van dit document vallen. Deze wordt behandeld in een separaat traject.
Deze afspraken zullen in de toekomst worden uitgebreid met onderwerpen die nog uitgewerkt moeten worden, bijvoorbeeld het toezicht op de datakwaliteit binnen het stelsel.
Er worden in deze kwaliteitsafspraken geen afspraken gemaakt over collectieve normen op het stelsel of verhogen van kwaliteit in het stelsel omdat deze vaak des sectors zijn.
2. Doel
Doel van dit document is tweeledig:
-
Vastleggen van de FDS-afspraken over datakwaliteit;
-
Duiding geven aan de veranderingen ten opzichte van de kwaliteitsvoorschriften in het stelsel van basisregistraties.
Zodra deze nieuwe afspraken vastgesteld zijn, kan de Baseline kwaliteitszorg Stelsel van Basisregistraties, waarin de afspraken momenteel vastgelegd zijn, vervallen.
3. Essentie
De kwaliteit van data gebruikt in (overheids)processen is bepalend voor de kwaliteit van de dienstverlening.
De tijdgeest heeft het belang van datakwaliteit voor breder gebruik en dienstverlening een grote impuls gegeven. Daar waar er bij de start van het stelsel van basisregistraties een aantal (kwaliteits)processen en functies verplicht ingericht moesten worden, kan er in deze tijd meer uitgegaan worden van een algemeen en breder belang van goede kwaliteit waar partijen, graag aan bijdragen en ieder passend bij hun positie haar verantwoordelijkheid kent en neemt.
Het belangrijkste uitgangspunt in dit beleid is gebaseerd op het streven dat de datakwaliteit geschikt moet zijn voor bovensectoraal gebruik (fit for purpose). Voor de juiste balans tussen vraag naar kwaliteit door een data-afnemer en het bieden van kwaliteit door een data-aanbieder moeten een tweetal functies worden ingericht:
-
Inzicht en transparantie over datakwaliteit Daarmee zijn de data-afnemers in staat een goede inschatting te maken in hoeverre het aanbod geschikt is voor gebruiksbehoeften en doelen.
-
Behouden en verbeteren van datakwaliteit
Daarmee zijn de data-afnemers in staat het gebruik blijvend te baseren op het aanbod. Ook wordt hiermee duidelijk op welke wijze gewenste verbeteringen van de datakwaliteit kenbaar gemaakt en opgepakt worden.
4. Rollen, taken en verantwoordelijkheden
In het basisconcept FDS is een data-aanbod- en datavraagkant beschreven. Deze worden verbonden door stelselmechanismen.
Voor datakwaliteit zijn de volgende rollen van belang, deze zijn niet allemaal benoemd in het basisconcept:
-
Bronhouder: een partij of een samenwerkingsverband van partijen die verantwoordelijk is voor het inwinnen, bijhouden en consolidateren van de data en de borging van de kwaliteit daarvan (deze rol ligt buiten het basisconcept); gegevensuitwisseling verloopt tussen de data-aanbieder en data-afnemer. Deze rol is vergelijkbaar met die uit het stelsel van basisregistraties.
-
Data-aanbieder: is verantwoordelijk voor het ontsluiten van aangeboden data middels dataservices en het volgens de FDS-afspraken en -standaarden publiceren van de te verwachten en feitelijk gerealiseerde datakwaliteit. Deze rol lijkt grotendeels op de rol verstrekker uit het stelsel van basisregistraties.
-
Data-afnemer: is verantwoordelijk voor het juiste gebruik en het bij de data-aanbieder melden van kwaliteitsissues (‘terugmelden’). Deze rol is vergelijkbaar met die van afnemer uit het stelsel van basisregistraties.
-
Beleidsopdrachtgever voor de dataset: is verantwoordelijk voor de formele vaststelling van de kwaliteitsspecificaties van de aangeboden data en de eisen voor monitoring en rapportage. Deze rol zorgt ervoor dat daarbij de FDS-afspraken en eisen worden meegenomen. Deze rol is vergelijkbaar met die uit het stelsel van basisregistraties.
-
Toezichthouder van de dataset: houdt toezicht op de kwaliteitseisen zoals benoemd in wet- en regelgeving van deze dataset/sector.
-
Toezichthouder FDS: houdt toezicht op het Federatief Datastelsel als geheel. Deze rol wordt nog uitgewerkt en zal zich met betrekking tot de kwaliteitsafspraken richten op nakoming van de afspraken benoemd in dit document.
Toegelicht met een voorbeeld:
Dit betekent bijvoorbeeld voor het delen van data over civieltechnische kunstwerken in de waterketen dat de rollen als volgt ingevuld worden:
| Rol | Invulling |
|---|---|
| Bronhouders: | 21 Waterschappen |
| Data-aanbieder: | Het Waterschapshuis |
| Data-afnemer: | Provincie Y |
| Beleidsopdrachtgever: | Ministerie I&W |
| Toezichthouder dataset: | Het Waterschapshuis |
Organisaties kunnen zowel de rollen bronhouder als data-aanbieder hebben afhankelijk van de inrichting van taken voor een bepaalde dataset. Daarnaast kan deze organisatie ook een data-afnemer zijn.
De afspraken over kwaliteit zoals in dit document beschreven, worden vooralsnog jaarlijks geëvalueerd met de werkgroep Datakwaliteit die advies uitbrengt aan het Tactisch Overleg. Op termijn gaan deze afspraken over in de datafederatie overkoepelende organisatorische stelselrollen ‘toezichthouder’ en ‘regisseur’.
5. Afspraken datakwaliteit gewenste situatie
Voor het inzicht in de kwaliteit en de kwaliteitsborging van data in het FDS worden afspraken op het niveau van het stelsel gemaakt. Deze zijn hierna per onderwerp beschreven.
5.1. Inzicht en transparantie datakwaliteit
Data-afnemers krijgen op een uniforme wijze inzicht in de datakwaliteit van het data-aanbod waarmee ze in staat worden gesteld om invulling te geven aan het juiste gebruik. De data-aanbieder is verantwoordelijk voor de publicatie.
Uniformering beschrijving
De datakwaliteit voor FDS wordt eenduidig beschreven zodat het voor een data-afnemer duidelijk is om te bepalen wat dit voor zijn toepassing betekent, bijvoorbeeld als data van verschillende aanbieders gecombineerd wordt of om eisen te stellen aan verbeterde datakwaliteit. De standaard om dit op een uniforme wijze te doen is het toepassen van het NORA-raamwerk Gegevenskwaliteit.
De afspraken die het Tactisch Overleg hierover op 2 juli 2024 geaccordeerd heeft zijn:
- Data-aanbieders gebruiken in externe communicatie de terminologie uit het NORA-kwaliteitsraamwerk voor zover relevant voor de dataset.
- Data-aanbieders passen in externe communicatie zoveel als mogelijk de door de werkgroep Datakwaliteit ontwikkelde zinsjablonen toe, voor zover relevant en toepasbaar op de dataset.
Als minimumeis gaat het om de kwaliteitsdimensies Compleet, Juistheid en Actualiteit. Daarnaast worden waar relevant en mogelijk de andere (voorgeschreven) dimensies en/of attributen binnen de dimensies beschreven. Hierbij wordt in inzicht gegeven in zowel de gerealiseerde kwaliteit als de streefnorm.
Voorbeelden van enkele basisregistraties zijn te vinden op de website van NORA. De tabel met dimensies, attributen en sjabloonzinnen zijn vindbaar op deze pagina
Transparantie datakwaliteit, rapportage
De rapportagefrequentie waarbij inzicht wordt gegeven in de kwaliteit is afhankelijk van de dataset, het soort gegeven en eerdere kwaliteit.
-
Over identificerende gegevens in het stelsel met betrekking tot personen, organisaties en locaties wordt jaarlijks gerapporteerd. Dit sluit aan op de frequentie zoals deze in het Stelsel van basisregistraties in gebruik is.
-
Voor gegevens met een koppeling met identificerende gegevens over personen, organisaties en locaties wordt de kwaliteit jaarlijks gerapporteerd. Wanneer de gerealiseerde kwaliteit structureel meerdere jaren zeer hoog is mag volstaan worden met elke 3 jaar. Jaarlijks rapporteren sluit aan op de huidige praktijk, het minder frequent rapporteren is nieuw ten opzichte van het stelsel van basisregistraties en is enkel bedoeld als verlichting van de werkzaamheden.
-
Voor gegevens zonder koppeling naar identificerende gegevens over personen, organisaties en locaties worden vanuit FDS geen verplichtende afspraken gemaakt. Dat ligt binnen de scope van de sector, waarbij het aan de data-aanbieder en data-afnemer te bepalen is wat gepast en wenselijk is.
-
Datasets die nieuw deelnemen in het federatief datastelsel geven bij toetreding inzicht in de datakwaliteit van de dataset met nadruk op de koppeling met identificerende gegevens van personen, organisaties en locaties.
Jaarlijks worden de resultaten stelselbreed gebundeld en gepubliceerd. Het ministerie van BZK heeft hierin een coördinerende rol.
5.2. Behouden en verbeteren datakwaliteit
Met de hiervoor opgenomen afspraken over uniformering van de beschrijving wordt op uniforme wijze inzicht gegeven in de normen, beschrijvingen en behaalde resultaten. Deze kwaliteit moet behouden blijven en waar mogelijk verbeterd worden. Hiervoor zijn de hierna volgende afspraken gemaakt waardoor afnemers kunnen vertrouwen op de kwaliteit en bekend zijn met de wijze waarop gewenste verbeteringen en de afwegingen daarvoor gemaakt worden.
Bepalen norm kwaliteitscriteria
Data-afnemers doen voorstellen voor (aanpassing van) de beoogde kwaliteitscriteria van de dataset. De beleidsopdrachtgever stelt in overleg met de andere betrokken rollen (bronhouder(s) en data-aanbieder) de normen vast en ‘organiseert’ de haalbaarheid van de nakoming.
Dit kan bijvoorbeeld door een gebruiksoverleg te voeren. Andere manieren van afstemming zijn mogelijk.
Monitoring op de kwaliteitsborging d.m.v. periodieke controles en gebaseerd op proportionaliteit
Met betrekking tot datakwaliteit is de bronhouder de partij die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de data. Zij bewaakt en monitort deze, waarbij ze gebruik kan maken van door de data-aanbieder beschikbaar gestelde signalen, analyses en rapportages.
Dit kan bijvoorbeeld door op basis van patronen in terugmeldingen of geconstateerde omissies de volledige dataset hierop te bevragen of door (gerichte) bestandscontroles of kwaliteitsmetingen, al dan niet met een ketenpartner. Uitgangspunt hierbij is een sterker collectief stelsel. Daarnaast kunnen audits als instrument ingezet worden (geen verplichting).
Verbeteren van datakwaliteit middels terugmelden gerede twijfel over de juistheid van een gegeven in de dataset
Afnemers en gebruikers kunnen bij toepassing van de data vermoeden en/of concluderen
dat data in de datasets niet juist zijn en geven hierover een signaal aan de data-aanbieder om de
kwaliteit van de datasets hoog te houden. Dit doen zij middels een terugmelding gerede twijfel over
de juistheid van een gegeven (hierna terugmelding). Ook burgers en ondernemers kunnen een melding
doen dat hun gegevens niet juist zijn.
De afspraken over terugmelden zijn:
-
Data-aanbieders bieden de (technische) mogelijkheid aan data-afnemers en data-gebruikers om terugmeldingen te kunnen doen. Hoe zij dit doen mogen de data-aanbieders zelf bepalen.
-
Data-afnemers doen een terugmelding bij gerede twijfel over de juistheid van een gegeven; het is afhankelijk van de geldende wet- en regelgeving of dit verplicht is voor deze dataset.
-
Een terugmelding wordt gedaan bij de data-aanbieder die de data heeft geleverd. Deze levert de melding door aan de bronhouder.
-
De bronhouder maakt voor afnemers inzichtelijk dat er een terugmelding is gedaan; het is afhankelijk van afspraken in de governance danwel wet- en regelgeving op welke wijze daar invulling aan gegeven wordt.
-
Bronhouders borgen dat de terugmeldingen binnen redelijke termijn afgehandeld worden.
-
De data-aanbieder rapporteert in afstemming met de bronhouder(s) het aantal signaleringen en de afhandeltermijnen.
-
De data-aanbieder en bronhouder maken afspraken welke partij de terugmeldingen op oorzaken en patronen analyseert, zodat het mogelijk is procesafspraken ter verbetering van minder goed lopende processen op te kunnen stellen en daarmee de kwaliteit van het stelsel te behouden en verbeteren.
-
Burgers en ondernemers die fouten constateren in hun eigen gegevens geven dit door op de wijze die door de data-aanbieder is aangegeven. Dit betreft het uitvoering geven aan het correctierecht dat in de AVG is opgenomen.
Bijlage 1
Samenvatting afspraken en standaarden datakwaliteit
Doel: Inzicht en transparantie over datakwaliteit
Daarmee zijn de data-afnemers in staat een goede inschatting te maken in hoeverre het aanbod geschikt is voor gebruiksbehoeften en doelen.
Subdoel: Uniformering beschrijving
Afspraken:
- Data-aanbieders beschrijven in externe communicatie de terminologie uit het NORA- kwaliteitsraamwerk voor zover relevant voor de dataset.
- Data-aanbieders passen in externe communicatie zoveel als mogelijk de door de werkgroep Datakwaliteit ontwikkelde zinsjablonen toe, voor zover relevant en toepasbaar op de data- set.
- Dit geldt minimaal voor de kwaliteitsdimensies Compleet, Juistheid en Actualiteit. Waar relevant en mogelijk worden ook de andere (voorgeschreven) dimensies en/of attributen binnen de dimensies beschreven.
- Er wordt voor zover mogelijk en relevant inzicht gegeven in zowel de gerealiseerde kwaliteit als de streefnorm.
Subdoel: Transparantie datakwaliteit, rapportage
De rapportagefrequentie waarbij inzicht wordt gegeven in de kwaliteit is afhankelijk van de dataset, het soort gegeven en eerdere kwaliteit.
Afspraken:
- Over identificerende gegevens in het stelsel met betrekking tot personen, organisaties en locaties wordt jaarlijks gerapporteerd. Dit sluit aan op de frequentie zoals deze in het Stelsel van basisregistraties in gebruik is.
- Voor gegevens met een koppeling met identificerende gegevens over personen, organisaties en locaties wordt de kwaliteit jaarlijks gerapporteerd. Wanneer de gerealiseerde kwaliteit structureel meerdere jaren zeer hoog is mag volstaan worden met elke 3 jaar. Jaarlijks rapporteren sluit aan op de huidige praktijk, het minder frequent rapporteren is nieuw ten opzichte van het stelsel van basisregistraties en is enkel bedoeld als verlichting van mogelijk administratieve lasten.
- Voor gegevens zonder koppeling naar identificerende gegevens over personen, organisaties en locaties worden vanuit FDS geen verplichtende afspraken gemaakt. Dat ligt binnen de scope van de sector, waarbij het aan de data-aanbieder en data-afnemer te bepalen is wat gepast en wenselijk is.
- Datasets die nieuw deelnemen in het federatief datastelsel geven bij toetreding inzicht in de datakwaliteit van de dataset met nadruk op de koppeling met identificerende gegevens van personen, organisaties en locaties.
Jaarlijks worden de resultaten stelselbreed gebundeld en openbaar gepubliceerd. Het ministerie van BZK heeft hierin een coördinerende rol.
Doel: Behouden en verbeteren van datakwaliteit
Daarmee zijn de data-afnemers in staat het gebruik blijvend te baseren op het aanbod. Ook wordt hiermee duidelijk op welke wijze gewenste verbeteringen van de datakwaliteit kenbaar gemaakt en opgepakt worden.
Subdoel: Bepalen norm kwaliteitscriteria
Afspraken:
- Data-afnemers doen voorstellen voor (aanpassing van) de beoogde kwaliteitscriteria van de dataset.
- De beleidsopdrachtgever stelt in overleg met de andere betrokken rollen (bronhouder(s) en data-aanbieder) de normen vast en ‘organiseert’ de haalbaarheid van de nakoming.
Subdoel: Monitoring op de kwaliteitsborging d.m.v. periodieke controles en gebaseerd op proportionaliteit
Afspraken: De bronhouder bewaakt en monitort de datakwaliteit, waarbij ze gebruik kan maken van door de data-aanbieder beschikbaar gestelde signalen, analyses en rapportages.
Subdoel: Verbeteren van datakwaliteit middels terugmelden gerede twijfel over de juistheid van een gegeven in de dataset
Afspraken:
- Data-aanbieders bieden de (technische) mogelijkheid aan data-afnemers en data-gebruikers om terugmeldingen te kunnen doen. Hoe zij dit doen mogen de data-aanbieders zelf bepalen.
- Data-afnemers doen een terugmelding bij gerede twijfel over de juistheid van een gegeven; het is afhankelijk van de geldende wet- en regelgeving of dit verplicht is voor deze dataset.
- Een terugmelding wordt gedaan bij de data-aanbieder die de data heeft geleverd. Deze levert de melding door aan de bronhouder.
- De bronhouder maakt voor afnemers inzichtelijk dat er een terugmelding is gedaan; het is afhankelijk van afspraken in de governance danwel wet- en regelgeving op welke wijze daar invulling aan gegeven wordt.
- Bronhouders borgen dat de terugmeldingen binnen redelijke termijn afgehandeld worden.
- De data-aanbieder rapporteert in afstemming met de bronhouder(s) het aantal signaleringen en de afhandeltermijnen.
- De data-aanbieder en bronhouder maken afspraken welke partij de terugmeldingen op oorzaken en patronen analyseert, zodat het mogelijk is procesafspraken ter verbetering van minder goed lopende processen op te kunnen stellen en daarmee de kwaliteit van het stelsel te behouden en verbeteren.
- Burgers en ondernemers die fouten constateren in hun eigen gegevens geven dit door op de wijze die door de data-aanbieder is aangegeven. Dit betreft het uitvoering geven aan het correctierecht dat in de AVG is opgenomen.
Bijlage 2
Beleid huidige situatie (achtergrond)
Zoals aangegeven vervalt de baseline kwaliteitszorg Stelsel van Basisregistraties na het vaststellen van de nieuwe afspraken. Deze zijn hier enkel vermeld om verschillen te duiden.
Baseline kwaliteitszorg Stelsel van Basisregistraties
In de baseline kwaliteitszorg Stelsel van Basisregistraties zijn de afspraken binnen het stelsel gebundeld. Deze baseline is enkele jaren geleden opgesteld met als doel een handzaam overzicht van de afspraken, spelregels en instrumentarium die gehanteerd worden te bieden. Daarnaast is deze baseline bedoeld om als groeidocument te fungeren als er nieuwe afspraken gemaakt worden.
De baseline is onder andere gebaseerd op de voor kwaliteit relevante eisen uit de 12 eisen van de basisregistraties:
- eis 2 De afnemers hebben een terugmeldplicht
- eis 9 Er is een stringent regime van kwaliteitsborging
Rol- en taakverdeling
In de stelselarchitectuur van het heden wordt gesproken over rol- en taakverdeling. Ten aanzien van de kwaliteit is hierin afgesproken dat de bronhouder de kwaliteit van de gegevens borgt en daartoe op eigen initiatief onderzoek doet of naar aanleiding van terugmeldingen van afnemers. Daarnaast is de rolomschrijving van de toezichthouder als volgt gedefinieerd: “De toezichthouder is er verantwoordelijk voor dat wordt toegezien of de basisregistraties conform eisen, afspraken en wetgeving opereert”.
Daarnaast is over toezicht ook het volgende in de stelselarchitectuur opgenomen: Over het algemeen is de registratiehouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de bepalingen die in de wet voor de basisregistratie zijn opgenomen. Een deel van deze verantwoordelijkheid kan ook bij de bronhouders en/of verstrekker belegd zijn of bij een externe partij zoals een ministerie.
In de praktijk is de monitoring en het toezicht hierop meestal sectoraal ingericht vanuit de bronhouder en/of het verantwoordelijke ministerie.
Kwaliteitstoetsing
Er wordt op verschillende manieren invulling gegeven aan de kwaliteitstoetsing. Dit vindt minimaal intern plaats, bijvoorbeeld door een ENSIA-zelfevaluatie. In de stelselarchitectuur wordt de interne kwaliteitstoetsing als volgt omschreven: “Om het vertrouwen van afnemers te verkrijgen en behouden, is het noodzakelijk dat er ten aanzien van de authentieke registratie een expliciete, interne regeling voor kwaliteitstoetsing bestaat. Deze interne regeling dient uiteraard ook regelmatig te worden toegepast.”
Ten aanzien van externe kwaliteitstoetsing is in de architectuur het volgende opgenomen: “(…) neemt niet weg dat wenselijk is regelmatig externe toetsing van de kwaliteit van de authentieke registratie te laten plaatsvinden. Een dergelijke externe toetsing zal meestal plaatsvinden in de vorm van een audit. Verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een audit is in principe de houder van een registratie. Daarnaast kan bij de inrichting van de gebruikersorganisatie ten aanzien van het beheer, ook aan de beheersorganisatie het recht worden verleend om (al dan niet op regelmatige basis) audits op kwaliteit van de authentieke registratie te laten uitvoeren.” De term audit wordt hierin breed gebruikt en wordt in een aantal registraties als daadwerkelijke audit uitgevoerd. Bij andere registraties wordt hieraan invulling gegeven door een meting door een externe partij te laten uitvoeren, bijvoorbeeld het CBS.
Kwaliteit per registratie
Binnen het Stelsel van Basisregistraties is per registratie beschreven wat de kwaliteitsnormen zijn. Deze zijn met de gebruikers van de registratie bepaald. Ten aanzien van eis 9 (streng regime van kwaliteitsborging) is in de architectuur het volgende opgenomen: Kwaliteitsborging dient transparant te zijn over de volgende zaken: - wat de gerealiseerde kwaliteit is van een basisregistratie, uitgedrukt met behulp van duidelijke indicatoren en afgezet tegen vastgestelde normen; - hoe de basisregistratie de gerealiseerde kwaliteit heeft bepaald; - welke maatregelen een basisregistratie treft om de kwaliteit te garanderen en verbeteren.
De beschrijving van kwaliteit blijkt tussen registraties maar beperkt vergelijkbaar en ook de normen kunnen verschillen. Er zijn behoudens een enkele registratie geen normen voor koppelingen tussen de registraties.
Verder zien we verschillen in de wijze waarop er per registratie met kwaliteit wordt omgegaan. Zo zien we in een aantal registraties dat er centraal signaleringen gedaan worden om bronhouders te attenderen op potentiële fouten. In sommige registraties wordt ook aandacht gegeven aan controle van de feitelijke werkelijkheid (ten opzichte van de geregistreerde gegevens). Verder blijkt dat hoe gemakkelijker de registratie het gebruikers maakt om potentiële fouten terug te melden, dit ook in grotere mate gedaan wordt.
Kwaliteit in beeld
Jaarlijks worden er kwaliteitsmetingen gedaan door de registraties op de eigen normen. Deze worden gecombineerd gepubliceerd. Daarnaast wordt in opdracht van het ministerie van BZK, de kwaliteit van de koppelingen tussen registraties jaarlijks gemeten door het CBS. Ook hier wordt over gerapporteerd. Indien nodig worden verbeteringen voorgesteld.